Carlos Manuel Faísca
Biblioteconomia I
A necessidade de uma biblioteca
gerir as suas doações
As doações constituem, em bastantes bibliotecas, uma parte significativa das suas aquisições. Responsáveis por uma tão grande parte das aquisições, as doações podem ser bastante interessantes para qualquer biblioteca, ao incluir nas suas colecções documentos com um baixo custo associado. Contudo, as doações podem também constituir uma séria ameaça para a gestão das colecções, caso o material recebido não seja o adequado à missão e objectivos da biblioteca, podendo colocar em causa a coerência das colecções e criar graves desequilíbrios nas mesmas. Neste cenário, o custo dos itens ofertados torna-se demasiado alto e não o oposto, pois a biblioteca acaba por despender recursos humanos e financeiros em documentos sem qualquer interesse. Pior, a longo prazo a estes documentos ocuparão uma significativa percentagem do espaço de armazenamento da biblioteca e inevitavelmente terá que se proceder a um desbaste, prática que consume imensos recursos financeiros e humanos, e onde um erro pode corresponder a uma eliminação incorrecta de itens.
Assim, segundo a IFLA: “Libraries should develop guidelines as to what will be accepted and what gifts will not be accepted into their collections, based on their collection development policy. Libraries will want to state that they accept gift material to add to their collections that meet the same standards or selections criteria used for material purchased for the collections (1)”
Neste sentido, qualquer Biblioteca, deverá estabelecer quais os critérios de selecção da documentação doada e informar os seus utilizadores dos mesmos. Estes critérios serão diferentes consoante a missão e a tipologia de cada biblioteca, contudo alguns aplicam-se a quase todos os casos:
• Assunto à A Biblioteca pode avaliar se o material doado cobre áreas excluídas pela sua missão, rejeitando-os se for o caso.
• Data de Publicação àIdentifica material único e antigo, assim como material potencialmente obsoleto e ultrapassado.
• Autor e Editor à Apurando se o autor está ou esteve ligado à instituição, por exemplo para Bibliotecas de Ensino Superior ou à região para Bibliotecas Municipais. A mesma lógica se aplica ao editor.
• Tamanho da doação à De forma que a Biblioteca tenha a percepção do número de itens e do espaço ocupado pelos mesmos.
• Condição física à Avaliando-se a condição física da doação de forma a excluir-se alguns materiais devido a um mau estado de conservação.
É essencial também que esta política seja disponibilizada aos utilizadores, integrando-a num documento que exprime a política de gestão das colecções ou, na falta do mesmo, situação que infelizmente é corrente na realidade portuguesa, no regulamento. Não tenham dúvidas, a necessidade de gerir as doações é imprescindível para evitar que uma biblioteca se torne um depósito daquilo que os doadores simplesmente não querem.
Carlos Manuel Faísca
posted by Mário Casa Nova Martins @ 10/19/2010 07:07:00 da manhã
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